Rx.Base
Voor gemeenten, provincies en waterschappen
Procedure overzicht
Rx.Base biedt ondersteuning bij het opstellen en bekijken van de omgevingsdocumenten waarbij de STOP/TPOD standaarden worden toegepast. Dit geldt voor concepten en formele versies.
De procedure staat centraal in Rx.Base. In een procedure worden besluiten voorbereid die omgevingsdocumenten instellen of wijzigen.
Het procedureoverzicht toont alle procedures die de gebruiker mag zien. Dat zijn procedure van de eigen organisatie, maar eventueel ook procedures van andere organisatie waarmee een vertrouwensrelatie bestaat.
Er wordt aangegeven of het gaat om een concept, ontwerp of een definitief besluit, waarbij de publicatiestap informatie geeft hoe ver het proces is gevorderd.
Regelingversies overzicht
Na een succesvolle definitieve publicatie wordt er een regelingversie aangemaakt, die wordt getoond in het overzicht regelingversies. Een regelingversie in Rx.Base is de bevroren situatie (geconsolideerde versie) die ontstaat nadat het besluit in werking is getreden. Rx.Base maakt de regelingversie al aan als het besluit is geregistreerd bij de LVBB. Vanaf dat moment is deze regelingversie beschikbaar om een nieuwe procedure op te baseren.
Afstemmen
Om een (ontwerp)besluit te kunnen publiceren moet het besluit gebaseerd zijn op de laatst gepubliceerde regelingversie. Indien een andere procedure tot een definitief besluit heeft geleid is er een nieuwe regelingversie ontstaan. Afstemmen is dan nodig.
Bij het afstemmen wordt de basis bijgewerkt, zodat het besluit weer het juiste verschil tussen regelingversie en beoogd resultaat geeft. Het afstemoverzicht toont de geautomatiseerd afgehandelde items en de conflicterende items die de gebruiker zelf moet oplossen. Rx.Base breng het verschil, of de verschillen per item in beeld, zodat de gebruiker het resultaat naar wens kan maken.
Besluiten
Besluittekst en kennisgevingteksten worden opgesteld in Rx.Base. Naast het aanwezige standaardsjabloon kunt u in Rx.Base ook zelf sjablonen aanmaken voor uw besluit en kennisgevingsteksten.
Veel bevoegde gezagen gebruiken Rx.Base Object van Roxit om hun Omgevingsdocumenten te beheren en ruimtelijke ontwikkelingen (initiatieven) op basis van de Omgevingswet standaard STOP-TPOD te faciliteren. Nu de inwerkingtreding van de Omgevingswet achter de rug is, is het tijd om processen beter in te richten en het beheer van Omgevingsdocumenten te formaliseren.
De beleidscyclus van de fysieke leefomgeving richt zich op het maken en beheren van inhoudelijke instrumenten als visies, plannen en vergunningen. Daarbij volgen overheden meestal een min of meer standaard werkstroom. Deze werkstroom vereist naleving van voorgeschreven stappen binnen vastgestelde termijnen en omvat vaak meerdere afdelingen en externe partijen.
Rx.Base Proces van Roxit maakt het mogelijk om die werkstroom op een zaakgerichte wijze in te richten en af te handelen, waarbij alle processen rondom het beheer van Omgevingsdocumenten centraal en in aansluiting op Rx.Base Object worden afgehandeld.
Procesondersteuning met een zaakgerichte werkwijze
• Alle informatie m.b.t. de planwijziging in één zaak/dossier.
• Procesinrichting op basis van VNG-zaaktypes.
• Takenlijsten en werkvoorraad.
• Integratie met Rx.Base Objectbeheer.
• ZGW-API’s ten behoeve van Common Ground.
• Linken naar werkinstructies per taak.
• Termijn bewaking (Binnen zaaktype definiëren, wettelijke doorlooptijd, streeftermijn).
• Documentcreatie t.b.v. documenten, brieven behorende bij het planwijziging.
Samenbrengen van versnipperde processen
Onder de voorganger van de Omgevingswet, de Wet ruimtelijke ordening (Wro) waren er ook processen. Deze processen werden uitgevoerd in verschillende systemen.
Deelprocessen zoals validatie en publicatie van ruimtelijke plannen vonden plaats in domeinspecifieke applicaties. Bijvoorbeeld Rx.Zone van Roxit.
Andere relevante deelprocessen zoals de voorbereiding van raadsbesluiten, het afhandelen van zienswijzen, dossiervorming en duurzame toegankelijkheid werden beheerd in zaak-, vergunningen-, en/of besluitvormingssystemen.
Ruimtelijke plannen moeten ook gearchiveerd worden in het kader van de Archiefwet. Daarnaast moeten veel documenten proactief publiek worden gemaakt volgens de WOO. Gelukkig is er al veel kennis en ervaring met betrekking tot processen en archivering, waarop we verder kunnen bouwen.
Rx.Base Proces bundelt alle relevante processen die nodig zijn om omgevingsdocumenten te beheren, initiatieven te begeleiden en dossiers op te bouwen. Van het eerste ontwerp tot vernietiging of langdurige toegankelijkheid van zaken en bijbehorende gegevens. Die processen worden zaakgericht uitgevoerd op basis van standaard zaaktypen. Zo heeft u één overzicht over alle lopende zaken.
Duurzame toegankelijkheid van gegevens
De laatste stap in het proces is het duurzaam toegankelijk maken van de relevante informatie of deze tijdig te vernietigen. We voorzien de grofweg de volgende functionaliteiten:
• Record management t.b.v. duurzaam toegankelijk/archivering;
• Processtukken + omgevingsdocument-bestanden = het dossier;
• Zaken / dossiers blijvend bewaren en toegankelijk;
• Alle relevante processtukken uploaden;
• Zienswijzen en reacties uploaden;
• Inspraak gegevens uploaden;
• Zaaktype archiefvernietiging;
• Verklaring van vernietiging.
